Адаптація нових співробітників є складним процесом. Вона вимагає, щоб організації та їх керівники працювали в тандемі, щоб познайомити їх з історією компанії, політикою та культурою, а також допомогти їм зрозуміти роботу, команду та цілі.

Більшість організацій за нормальних обставин намагаються зробити це ефективно, але складність адаптації зросла через пандемію, яка розірвала і змінила всі аспекти функціонування бізнесу і суспільства, а ще перевела мільйони працівників на віддалені робочі місця буквально за ніч.

Під час пандемії я брала участь у процесі адаптації співробітників і як лідер / партнер з адаптації для нових співробітників, які приєднуються до  великої і складної організації, і як новий співробітник, який сам адаптується в організації. Цей досвід приніс мені деякі унікальні ідеї і кілька кращих практик, коли справа доходить до адаптації нових співробітників, що працюють повністю віддалено.

Адаптація під час пандемії НЕ ТА САМА, що адаптація, віддаленого працівника, що виходить на роботу за звичайних обставин

Концепція віддаленої роботи не винахід часів пандемії, але світ ніколи не бачив її в такому масштабі раніше. Хоча існують деякі очевидні подібності між адаптацією віддалених співробітників і адаптацією під час пандемії (відсутність спільного розташування), існують також основні відмінності.

З зовнішньої точки зору, нові співробітники на додачу до стресу від приєднання до нової організації, ймовірно, також мають справу з величезним особистим стресом за межами робочого місця, як, наприклад, - діти дошкільного віку, психічні наслідки ізоляції та кризи, втрата стабільного доходу, чи втрата або хвороба близьких людей, які страждають від COVID.

На додаток до відмінностей оточуючого середовища, часто, коли працівника наймали на віддалену позицію, він все одно приїздив в корпоративний або регіональний офіс і брав участь в якихось внутрішніх процесах на початку роботи (оформлення кадрової документації, технічне оснащення, зустрічі і привітання, події компанії, навчання, постановка цілей, побудова команди і т.д.).

Ці особисті події були корисні з точки зору організації взаємодії, побудови відносин і включення нової людини в культурні норми. Ця початкова точка дотику особисто прискорювала процес адаптації і відкривала шлях для нового члена команди, щоб залучити його до повсякденної роботи. Відсутність цього початкового особисто введення робить адаптацію нових співробітників під час пандемії унікально складним завданням. Таким чином, як ніколи важливо виробити свідомий шлях, щоб швидко  вивести нових працівників на швидкість, продуктивність та залученість у робоче життя.

Існують кращі практики для організацій, керівників та інших співробітників

У середині березня новий член моєї команди брав участь у програмі орієнтації у той самий день, у який організація відправила своїх офісних працівників додому на невизначений термін. Після кількох набитих гуль, ми з командою визначили деякі кращі практики, які ми змогли використовувати, щоб успішно адаптувати ще чотирьох членів команди. Деякі з найважливіших правильних кроків включають в себе:

Технології

Віддалений успіх співробітників повністю залежить від наявності доступу до правильних інструментів і технологій для виконання їх роботи. Співробітники повинні мати доступ до всього, що їм потрібно (комп'ютер, телефон, програмне забезпечення та дату зустрічі з членом технічної команди для налаштувань) ще до того, як вони почнуть свій перший день. Це створює впевненість співробітників, що вони зробили правильний вибір прийти до організації, і що вони можуть бути успішними, а також допомагає організації отримати більш швидкий вихід співробітника на необхідний рівень продуктивності.

Досвід першого дня

Створення позитивного першого враження має вирішальне значення для будь-яких відносин, в тому числі і для робочих. Віддалений перший день повинен включати в себе кілька точок контакту, включно із їх менеджером, IT, HR, і потенційно деяких ключовими колегами по команді або стейкхолдерами. Потім, перші кілька днів повинні проходити у балансі між зв'язками з іншими і керованим, але незалежним навчанням (веб-сайт компанії, бізнес-процеси, вебінари або записи попередніх важливих зустрічей і т.д.), щоб створити темп і активний досвід, який залишає нового співробітника захопленим, але не перевантаженим.

Створення підтримуючого контакту з партнером з адаптації

Менеджери зайняті більше, ніж будь-коли, і перспектива створення прекрасного досвіду адаптації, при збереженні всього іншого на плаву, може видаватися складною. Системи адаптаційного партнерства допомагають новим співробітникам створювати мережу, розуміти культурний контекст, знаходити ресурси та дізнаватися про організацію, команду та поточну роботу. Це полегшує тягар для зайнятих менеджерів і дає новому співробітнику безпечний простір і сповнений сенсу зв'язок.

Використання плану

Простий план на одній сторінці, що окреслює ключові етапи та граничні терміни, може стати простою клавішею запуску для складної навчальної траєкторії. Етапи мають включати такі елементи, як одноденна орієнтаційна програма, зустрічі та привітання, регулярні короткі наради з менеджером, постановку цілей і зустрічі через 30 днів, 90 днів, через півроку і через рік для відстеження проходження етапів і прогресу роботи над ключовими цілями. Такі плани можуть бути прийняті на організаційному рівні і адаптовані департаментами або менеджерами щоб додати специфічні нюанси.

Побудова соціальних стосунків

Як пише Стівен Кові у своїй книзі “Швидкість довіри”, довіра побудована на особистих зв'язках, і команди з високою довірою досягають успіху швидше і частіше. За перебування в офісі, довіра часто будується органічно через кулуарні розмови, обіди, відпочинок, і заходи з тімбілдингу. У віддаленому середовищі діями з побудови високої командної довіри потрібно керувати більш свідомо, але це не означає, що вони повинні бути складними або трудомісткими. Команди можуть проводити “годину спілкування”, або “годину щастя” віртуально, і лідери можуть зібрати оргкомітет для проведення цих об’єднуючих спілкувальних заходів. Не знаєте, що робити коли зберетеся всі разом? Є багато веб-сайтів, які рекомендують віртуальні заходи та ігри, щоб допомогти вашій команді залишатися на зв'язку.

Тисячі організацій і лідерів дізналися під час пандемії, що проявивши трохи творчості і маючи намір можна адаптувати, вивести на потрібну швидкість і отримати залученість нових співробітників у повністю віддаленому середовищі. Незважаючи на те, що заміни реальному особистому людському зв'язку немає, багато які з цих уроків можуть бути прийняті наперед, оскільки організації починають залучати більше віддаленої робочої сили на більш постійній основі.

Хоча ми будемо і повинні продовжувати мати особисті зустрічі на робочому місці після пандемії, ми також повинні прийняти багато з цих нових стратегій, щоб швидко адаптувати і залучати нових співробітників у майбутньому.

Зв'яжіться з нами, щоб дізнатися більше про те, як SHL може допомогти вам створити досвід кандидата і нового працівника таким, що буде сприяти залученню і розкриттю сили ваших людей

АВТОР

Ерін Креск - консультант з промислово-організаційної психології, орієнтована на побудову позитивного та продуктивного досвіду кандидатів та співробітників

Оригінал статті доступний на сайті shl.com